تُعد الحوكمة من المفاهيم المهمة في عالم الأعمال اليوم، وهي لا تقتصر على الشركات الكبيرة فقط، بل أصبحت ضرورية أيضا للمنشآت الصغيرة. فالحوكمة ببساطة تعني وجود نظام واضح لإدارة المنشأة، يحدد المسؤوليات، ويضمن الشفافية، ويقلل من المخاطر؛ فالحوكمة هي مجموعة من القواعد والإجراءات التي تنظم كيفية اتخاذ القرارات داخل المنشأة، وهي تهدف إلى تحقيق التوازن بين مصالح المالكين، والإدارة، والموظفين، وأصحاب العلاقة (مثل العملاء والموردين).

لماذا تحتاج المنشآت الصغيرة إلى الحوكمة؟

قد يظن البعض أن الحوكمة أمر معقد ولا يناسب إلا الشركات الكبرى، لكن الواقع أن المنشآت الصغيرة تحتاجها أكثر من غيرها، لأنها تساعد في بناء أساس قوي يمكن الاعتماد عليه في النمو والتوسع، وتتعدد الفوائد المرجوة من الحوكمة، ومنها:

1 - وضوح المسؤوليات: فالحوكمة تحدد من هو المسؤول عن اتخاذ القرار، وتُبعد المنشأة عن العشوائية والفوضى.

2 - تعزيز الشفافية: وجود أنظمة واضحة يضمن أن الأمور تُدار بشكل مكشوف وعادل، ويمنع تضارب المصالح.

3 - تحسين اتخاذ القرار: من خلال وجود مجلس إدارة أو لجان استشارية، يمكن لصاحب المنشأة أن يتخذ قرارات أفضل بناء على مشورة واضحة.

4 - بناء الثقة: سواء مع العملاء أو المستثمرين أو الموظفين، الحوكمة تعطي انطباعا بأن المنشأة تدار باحترافية.

5 - تقليل المخاطر: عندما تكون الإجراءات واضحة، تقل فرص الوقوع في أخطاء إدارية أو مالية قد تضر بالمنشأة.

6 سهولة التوسع والتمويل: الجهات التمويلية والمستثمرون يفضلون التعامل مع منشآت لديها حوكمة، لأنها أكثر أمانا وجاذبية للاستثمار.

إن من الأمور المهمة في تطبيق الحوكمة داخل المنشآت الصغيرة هو وجود خطوات عملية تساعد في تنظيم العمل وتوضيح المسؤوليات. ومن أبرز هذه الخطوات:

أولا: من الضروري وضع سياسة داخلية توضح طريقة اتخاذ القرارات. المقصود هنا أن يكون لدى المنشأة آلية واضحة لكيف تُتخذ القرارات اليومية أو الاستراتيجية، مثل من يقرر في الأمور المالية، ومن يعتمد العقود، أو حتى كيف تُحل الخلافات بين العاملين. وجود هذه السياسة يقلل من العشوائية، ويضمن سير العمل بسلاسة، حتى لو تغيرت بعض الأدوار.

ثانيا: ينبغي تحديد الصلاحيات بين المالك والمدير (إن وُجد). في كثير من المنشآت الصغيرة، يكون المالك هو المدير في البداية، لكن مع الوقت قد يتم تعيين مدير أو مسؤول. وهنا من المهم توضيح من له صلاحية التوظيف؟ من يوقع العقود؟ من يدير الحسابات؟ التداخل في المهام دون وضوح قد يؤدي إلى أخطاء أو سوء فهم يؤثر سلبا على العمل.

ثالثا: توثيق العمليات والإجراءات، حتى وإن كانت بسيطة. يعني، ما يكفي أن الأمور تكون محفوظة في الذهن أو تُدار شفهيا. الأفضل كتابة الإجراءات، مثل طريقة استلام الطلبات، أو كيفية التعامل مع شكاوى العملاء، أو خطوات صرف الرواتب. التوثيق يسهل تدريب الموظفين الجدد، ويحفظ استقرار العمل إذا تغير أحد العاملين.

رابعا: من المهم مراجعة الأداء المالي بشكل منتظم. كثير من أصحاب المشاريع الصغيرة ينشغلون بالتشغيل اليومي ويغفلون عن متابعة الأرقام. لكن المراجعة الشهرية أو الفصلية للإيرادات والمصروفات تساعد في كشف أي خلل، وتحسين القرارات، ومعرفة ما إذا كانت المنشأة تسير في الاتجاه الصحيح أو تحتاج لتعديل في استراتيجيتها.

وأخيرا، لا مانع من استشارة مختصين قانونيين أو ماليين أو إداريين عند الحاجة. حتى لو كانت المنشأة صغيرة، الاستشارة من محامٍ أو محاسب أو إداري محترف قد تنقذك من مشكلات مستقبلية. مثلا، في صياغة العقود، أو تسجيل العلامة التجارية، أو التعامل مع الضرائب والزكاة. الاستشارة المبكرة أو الوقائية دائما أقل تكلفة من حل المشكلات بعد وقوعها.

ختاما: إن الحوكمة ليست ترفا أو عبئا إداريا، بل هي وسيلة فعالة لتطوير العمل وضمان استمراريته. وكلما بدأت المنشأة الصغيرة بتطبيق مبادئ الحوكمة مبكرا، زادت فرص نجاحها ونموها في بيئة الأعمال التنافسية.